Comprendre le retour sur investissement de la gestion des polices : avantages et éléments distinctifs de l’activation automatique des polices.
Le temps, c’est de l’argent, et s’il y a une fonctionnalité de workflow qui peut faire gagner du temps aux équipes créatives, c’est l’activation automatique des polices. L’activation automatique est une fonctionnalité standard des outils de gestion des polices. En fait, c’est probablement la fonctionnalité la plus commune proposée par les gestionnaires de polices. Bien qu’il soit facile de la tenir pour acquise, plongeons dans une méthode pour calculer le ROI du travail créatif, expliquons exactement pourquoi l’activation automatique offre une valeur plus grande que l’activation manuelle, et mettons en lumière quelques considérations importantes concernant l’activation automatique dans différentes solutions.
1. Calculer le ROI de la gestion des polices
L’ensemble de l’industrie créative a changé de manière spectaculaire au cours de quelques années. Elle est plus dispersée, plus compétitive, et probablement plus exigeante — mais heureusement, le secteur technologique construit et optimise rapidement des outils qui soutiennent une meilleure collaboration et un meilleur rendement créatif. Avec la hausse des coûts dans tant de domaines, un élément crucial à considérer avant d’adopter un gestionnaire de polices est le Retour sur Investissement (ROI) qu’il procure.
Le ROI est facilement calculable pour les entreprises qui ont des biens physiques ou des services traditionnels, mais il peut être plus abstrait pour les entreprises créatives, parce qu’il existe de nombreuses manières de quantifier la valeur du travail créatif. Néanmoins, une valeur monétaire doit être attribuée au travail créatif afin qu’un manager puisse gérer et appliquer efficacement les ressources.
Pour les agences, une manière très efficace d’attribuer une valeur monétaire au travail créatif est de mesurer le temps facturable économisé pendant sa création grâce à des outils essentiels comme un gestionnaire de polices, puis d’insérer la valeur de ce temps dans une équation de ROI. L’équation de ROI à utiliser ressemble à ceci :
Mais d’abord, quantifions la valeur du temps facturable économisé lors de la création d’un design efficace. Supposons que le taux horaire moyen facturable soit de 75 $, et que la fonctionnalité d’activation automatique d’un gestionnaire de polices récupère 34 heures facturables par an pour chaque membre de l’équipe. (Quelle coïncidence, nous avons constaté que c’est exactement le temps que Connect + Insight fait gagner aux professionnels créatifs ! Ces heures facturables sont appliquées à des projets clients supplémentaires.) Heureusement, les calculs ici sont simples : Connect + Insight fait économiser 2 550 $ d’heures facturables par an et par utilisateur. Ce qui peut également être décrit comme la valeur commerciale supposée de Connect + Insight.
Values are calculated from Extensis auto-activation product data through November 2023.
Extensis travaille avec des professionnels créatifs depuis trois décennies pour apporter de la valeur (et de la satisfaction !) aux workflows. Nos recherches montrent que la plupart des équipes marketing et design maintiennent en moyenne 4 500 polices. Nous avons également appris (grâce à une enquête commandée à un tiers sur un échantillon aléatoire de professionnels de l’industrie créative, allant de l’IT au Directeur Créatif) qu’environ 39 % des professionnels créatifs ont rencontré des problèmes liés à une mauvaise utilisation des polices.
C’est à la fois pourquoi une activation précise est cruciale pour les équipes créatives rapides et pourquoi la plus grande valeur de l’activation automatique se trouve à grande échelle. Plus il y a de polices, de membres de l’équipe, de clients, de projets et/ou de types de médias dans votre workflow, plus l’activation automatique peut vous être bénéfique, parce qu’à grande échelle, ces facteurs s’additionnent pour un plus grand nombre d’activations, et donc un risque plus élevé de mauvaise utilisation des polices.
2. Customer Insights
Extensis has worked with professional creatives for three decades to provide value (and happiness!) to workflows. Our research shows that most marketing and design teams maintain an average of 4500 fonts. We also learned (through a commissioned third-party survey of a random sampling of creative industry professionals with roles ranging from IT to Creative Director) that roughly 39% of creative professionals have had issues arise from font misuse.
This is both why precise activation is crucial for fast-moving creative teams and auto-activation’s greatest value is found at scale. The more fonts, team members, clients, projects, and/or types of media in your workflow, the more auto-activation can benefit you, because at scale these factors add up to a greater number of activations, and therefore a greater risk of font misuse.
— Dee T.
Production: Web / Graphic / Tech Specialist
3. Auto-Activation Values
I. Save And Replace Manual Labor
When we’re working on computers, “manual labor” can be a vague concept. But what if we told you that we think of auto-activation almost like a vacuum cleaner or a washing machine?
Quickly vacuum up an explosive flour spill or toss a heavily stained jacket in the wash to make it new again, and it’s easy to see where those appliances provide value: the bigger problem is solved with the push of a button, a.k.a. the least amount of time and effort.
Remember, our most recent calculations show that the average Extensis Connect + Insight user saves 34 hours per year using auto-activation. That’s just a hair shy of a full work weeks’ worth of billable time (not to mention, all that effort)!
II. Faster Systems
We often think of auto-activation as being more convenient for individual designers than manual activation. It’s true. Activating and deactivating required fonts takes a lot of energy. But you want to know what causes lag time for systems? Fonts that stay activated when they’re not needed.
You know how sometimes your phone will start slowing down, and you remember it’s time to close out apps that you’re not using, but left open? When dozens or hundreds of fonts are left perpetually activated, they require active processing from operating systems. This can slow down everything for everyone.
Auto-activation doesn’t just activate fonts. It also deactivates them when they’re not in use, leading to a cleaner, faster flow.
“Speeds up my design process, improves the Mac OS font management system x100. Auto font activation means I don’t need 1,000s of fonts active all the time, just when I need them.” — Craig B.
III. Distinction Between Versions (Depending On Your Font Manager)
A font name can tell you a lot, but it won’t tell you everything. Manual activation by font name cannot rise to the challenge of parsing between font versions with the same name. In fact, most font management tools can’t.
Let’s say you need to activate Helvetica… but which Helvetica? Some of the most popular fonts are constantly being reworked, with different versions released with slight design tweaks. To the naked eye, a font sample from one may look exactly like the other. However, it’s not the case to the trained eye. It’s also not the case for an InDesign file that suddenly egregiously wrapped text because the intended version has different kerning. And it can also be the case that the font used does not match the font intended. In this situation, license violations are basically unavoidable.
Not all font managers’ auto-activation features can detect between versions of fonts with the same name. Extensis’ patented Font Sense technology doesn’t just search available fonts by name, it analyzes how a font is represented in code, and draws a perfect match.
IV. That Intangible, Carefree Je Ne Sais Quoi Bliss That Comes From Unbroken Concentration
If we were to make a perfume ad about any one font management feature, it would be auto-activation. Here’s why. The time saved by auto-activation isn’t one chunk blocked off on a schedule. It’s cumulative time. The need to activate fonts arises often, interrupting multiple creative tasks and forcing designers to exit the zone. And once you’ve left the zone, it’s not always easy to get back. Auto-activation is like taking the freeway, rather than the side streets: no red lights en route.
And from what we can tell, the thrill of being in the zone and making cool, beautiful, sharp stuff happen is why creative people do what they do. We want to give designers more of that, you know, warm and fuzzy brilliant feeling. And take away some of that, “I went to design school to become a forensic detective in missing fonts cases” feeling.
Of all the benefits, this one really is impossible to quantify. How can you score a team member’s happiness? What price tag do you put on being seriously annoyed? While it’s intangible and doesn’t translate to numbers, we believe it has real value.