Entendiendo el ROI de la gestión de fuentes: Beneficios y diferenciadores de la autoactivación.
El tiempo es dinero, y si hay una función en el flujo de trabajo capaz de ahorrar tiempo a los equipos creativos, es la autoactivación de fuentes. Se trata de una característica estándar en las herramientas de gestión de fuentes; de hecho, es probablemente la más común. Aunque es fácil darla por sentada, vamos a profundizar en un método para calcular el ROI (retorno de la inversión) del trabajo creativo, explicar por qué la activación automática aporta más valor que la manual y destacar algunos puntos clave sobre la autoactivación en diferentes soluciones.
1. Calculando el ROI de la Gestión de Fuentes
Toda la industria creativa ha cambiado drásticamente en pocos años. Está más dispersa, es más competitiva y, posiblemente, más exigente. Por suerte, el sector tecnológico está optimizando rápidamente herramientas que fomentan una mejor colaboración y producción creativa. Con el aumento de costes en tantas áreas, un componente crucial a considerar antes de adoptar un gestor de fuentes es el Retorno de la Inversión (ROI) que ofrece.
El ROI se calcula fácilmente en empresas de bienes físicos o servicios tradicionales, pero puede ser más abstracto en empresas creativas, ya que hay muchas formas de cuantificar el valor del trabajo. No obstante, es necesario asignar un valor monetario al trabajo creativo para que un responsable pueda gestionar y aplicar los recursos con eficacia.
Para las agencias, una forma muy eficaz de asignar valor monetario al trabajo creativo es medir el tiempo facturable que se ahorra durante su creación utilizando herramientas clave como un gestor de fuentes, y después introducir el valor de ese tiempo en una ecuación de ROI. La ecuación de ROI que se utiliza es la siguiente:
Pero primero, cuantifiquemos el valor de ese tiempo ahorrado. Supongamos que la tarifa media por hora facturable es de 75 € y que la función de autoactivación de un gestor de fuentes recupera 34 horas facturables al año por cada miembro del equipo. (Qué coincidencia, eso es exactamente el tiempo que Connect + Insight ahorra a los profesionales creativos; horas que luego pueden dedicar a proyectos adicionales). Las cuentas son sencillas: Connect + Insight ahorra 2.550 € en horas facturables al año por usuario. Esto es lo que consideramos el valor de negocio asumido de la herramienta.
Values are calculated from Extensis auto-activation product data through November 2023.
Nada mal. Ahora, si introducimos el coste de la suscripción anual de Connect + Insight (200 €) en la ecuación de ROI y realizamos el cálculo basado en el valor de negocio de 2.550 €, vemos que ofrece un ROI del 1175%, o 12x.
Y eso sin contar otros factores que potencian el ROI, como la mitigación de riesgos ligados a las fuentes. ¡Un brindis por el ROI de la gestión de fuentes! En resumen: si buscas un gestor de fuentes (o cualquier herramienta) que funcione como una inversión sólida para tu rentabilidad, elige el que más tiempo (facturable) ahorre. Ahí es donde reside el verdadero ROI.
2. Insights de Clientes.
Extensis ha trabajado con creativos profesionales durante tres décadas para aportar valor (¡y felicidad!) a sus flujos de trabajo. Nuestra investigación muestra que la mayoría de los equipos de marketing y diseño manejan una media de 4.500 fuentes. También supimos (mediante una encuesta externa a profesionales del sector, desde IT hasta directores creativos) que aproximadamente el 39% ha tenido problemas derivados del uso indebido de fuentes.
This is both why precise activation is crucial for fast-moving creative teams and auto-activation’s greatest value is found at scale. The more fonts, team members, clients, projects, and/or types of media in your workflow, the more auto-activation can benefit you, because at scale these factors add up to a greater number of activations, and therefore a greater risk of font misuse.
Dee T.,
Especialista en Producción Web / Gráfica / Técnica.
3. Valores de la autoactivación.
I. Ahorrar y sustituir el trabajo manual
Cuando trabajamos con ordenadores, el «trabajo manual» puede parecer un concepto vago. Pero, ¿y si te dijéramos que vemos la autoactivación como una aspiradora o una lavadora?
Si aspiras rápidamente un desastre en el suelo o echas una prenda manchada a lavar, ves el valor al instante: resuelves un problema con un botón, con el mínimo esfuerzo.
Recuerda que nuestros cálculos más recientes muestran que el usuario medio ahorra 34 horas al año gracias a la autoactivación.
Eso es casi una semana completa de trabajo facturable, por no hablar de todo el esfuerzo que se ahorra.
II. Sistemas más rápidos
A menudo pensamos que la autoactivación es simplemente más cómoda para los diseñadores individuales que la activación manual. Y es cierto. Activar y desactivar manualmente las fuentes necesarias requiere mucho esfuerzo. Pero ¿sabes qué es lo que realmente provoca ralentizaciones en los sistemas? Las fuentes que permanecen activadas cuando no se necesitan.
Es como cuando tu teléfono empieza a ir lento y recuerdas que tienes que cerrar aplicaciones que no estás usando pero que siguen abiertas. Cuando docenas o cientos de fuentes permanecen activadas de forma permanente, requieren procesamiento continuo por parte del sistema operativo. Esto puede ralentizar todo.
La autoactivación no solo activa fuentes, también las desactiva cuando dejan de utilizarse, lo que da lugar a un flujo de trabajo más limpio y rápido.
“Acelera mi proceso de diseño y mejora el sistema de gestión de fuentes de macOS x100. La autoactivación significa que no necesito tener miles de fuentes activas todo el tiempo, solo cuando las necesito.” — Craig B.
III. Diferenciación entre versiones (según el gestor de fuentes)
El nombre de una fuente puede decir mucho, pero no lo dice todo. La activación manual por nombre no permite distinguir entre distintas versiones de una misma fuente. De hecho, la mayoría de las herramientas de gestión de fuentes tampoco pueden hacerlo.
Imagina que necesitas activar Helvetica… pero cuál de todas. Algunas de las fuentes más populares se actualizan constantemente, con distintas versiones que incluyen pequeños ajustes de diseño. A simple vista, una muestra de una versión puede parecer idéntica a otra. Sin embargo, para un ojo entrenado no lo es. Tampoco lo es para un archivo de InDesign que de repente rompe el ajuste de texto porque la versión utilizada tiene un kerning diferente. Y también puede ocurrir que la fuente utilizada no coincida con la fuente prevista, lo que puede provocar infracciones de licencia prácticamente inevitables.
No todas las funciones de autoactivación de los gestores de fuentes pueden detectar distintas versiones con el mismo nombre. La tecnología patentada Font Sense de Extensis no solo busca fuentes por nombre, sino que analiza cómo está representada la fuente en el código y encuentra la coincidencia exacta.
IV. Ese intangible y despreocupado “je ne sais quoi“ de la concentración ininterrumpida
Si tuviéramos que hacer un anuncio de perfume sobre una función de gestión de fuentes, sería sobre la autoactivación. Y aquí está el motivo. El tiempo que se ahorra con la autoactivación no es un bloque de tiempo único en la agenda. Es tiempo acumulado. La necesidad de activar fuentes aparece con frecuencia, interrumpe distintas tareas creativas y obliga a los diseñadores a salir de su estado de concentración. Y una vez que sales de ese estado, no siempre es fácil volver a entrar. La autoactivación es como ir por la autopista en lugar de por calles secundarias: sin semáforos en el camino.
Y por lo que podemos ver, la emoción de estar “en la zona” y crear cosas increíbles, bonitas y precisas es la razón por la que las personas creativas hacen lo que hacen. Queremos ofrecer a los diseñadores más de esa sensación brillante, cálida y gratificante, y quitarles un poco de ese sentimiento de “yo estudié diseño para acabar siendo detective forense de fuentes desaparecidas”.
De todos los beneficios, este es realmente imposible de cuantificar. ¿Cómo se mide la felicidad de un miembro del equipo? ¿Qué precio tiene estar profundamente frustrado? Aunque es intangible y no se traduzca fácilmente en cifras, creemos que tiene un valor real.