5 conseils pour créer une structure de fichiers organisée comme un pro.
La structure des dossiers n’est peut-être pas la première chose à laquelle vous pensez lorsque vous travaillez seul ou avec un nombre limité de fichiers, mais lorsque vous collaborez avec de plus grandes équipes et sur des projets complexes, une organisation efficace des dossiers peut devenir essentielle à votre flux de travail. En fait, la hiérarchie des dossiers peut faire gagner du temps, de l’énergie et éviter bien des frustrations en rendant tout facile à stocker et à retrouver.
En tant que professionnels de la gestion des actifs numériques, nous avons vu de nombreuses approches de la structure des dossiers. À notre avis, une structure pyramidale est une option solide pour les équipes de tous les secteurs. Cependant, si vous et vos collègues trouvez une autre méthode qui fonctionne mieux pour vous, n’hésitez pas à l’adopter. La véritable clé du succès est la cohérence.
Voici quelques conseils pour appliquer les bonnes pratiques de structure de fichiers et vous mettre sur la voie du succès.
1. Espaces, tirets et underscores – oh là là !
Si vous avez déjà cliqué sur un bouton dans une publicité ou un e-mail pour vous retrouver sur une page web avec une URL remplie de symboles pourcent, vous avez vu comment un système (probablement Google) gère les espaces. En d’autres termes, la technologie et les espaces ne font pas toujours bon ménage.
Cela peut ne pas poser de problème si vous enregistrez un fichier sur votre ordinateur avec quelques espaces. Cependant, essayez de téléverser ce même fichier sur un serveur ou un système DAM, et cela peut vite devenir compliqué. Tous les systèmes d’exploitation ne reconnaissent pas les espaces de la même manière, ce qui peut provoquer des problèmes. Les fichiers peuvent être corrompus et même irrécupérables à cause des espaces dans le nom.
C’est pourquoi de nombreux modèles de structure de dossiers professionnels recommandent d’utiliser des tirets ou des underscores à la place des espaces. C’est un peu plus propre.
Cependant, les espaces améliorent aussi la lisibilité des noms de fichiers pour les personnes dyslexiques ou malvoyantes. Et la plupart des systèmes d’exploitation modernes les gèrent désormais très bien. Donc, si les underscores posent problème à un collègue, votre équipe peut décider de passer aux espaces. Sachez simplement que vous pourriez rencontrer des problèmes si vous utilisez cette structure de dossier dans un autre contexte.
Il est également important de noter que placer un espace, un underscore ou un autre caractère spécial au début du nom d’un dossier fera “flotter” ce dossier en haut des listes triées par ordre alphabétique. Certaines personnes nomment leurs dossiers de cette manière pour s’assurer qu’un dossier apparaît avant les autres. Cependant, cette astuce peut poser problème, car le dossier n’apparaît pas à sa place habituelle. Par exemple, quelqu’un cherchant le dossier « Projets » pourrait passer à côté du dossier « _Projets » en haut de la liste et finir par créer un doublon.
La meilleure façon d’éviter les problèmes liés aux caractères spéciaux est de définir une convention de nommage pour tous les dossiers. Cela garantit que tout le monde dans l’équipe suit les mêmes bonnes pratiques, et cette cohérence permet de ne rien perdre.
2. Évitez les noms de dossiers trop larges ou redondants
Une bonne pratique consiste à éviter de créer des dossiers qui se chevauchent ou se font concurrence.
Essayez de ne pas créer des dossiers aux catégories similaires. Préférez des dossiers distincts et utilisez des sous-dossiers pour les organiser.
Par exemple, si vous avez un dossier principal appelé « Images » et un autre appelé « Personnes », vous ne voudrez probablement pas copier une photo d’une personne dans les deux dossiers. Supprimez plutôt l’un des dossiers ou placez-en un à l’intérieur de l’autre. Par exemple, le dossier « Images » pourrait être intégré dans le dossier « Personnes ».
Un nom de dossier général est acceptable, tant que des sous-dossiers plus spécifiques y sont imbriqués. Cela facilite la recherche et clarifie où vos collègues doivent enregistrer de nouveaux fichiers.
3. Créez une structure de sous-dossiers et un modèle (même vide)
C’est ce qui distingue une structure de dossiers fonctionnelle d’une structure bien organisée. Lorsqu’un nouveau dossier est nécessaire, ne le créez pas seulement pour le premier besoin. Planifiez à l’avance. Créez la structure complète pour tous les dossiers dont vous pourriez avoir besoin. Cela vous fera gagner du temps, évitera les confusions et instaurera une ère de dossiers parfaitement organisés.
Si la structure de dossiers existante suit déjà un modèle standard de sous-dossiers imbriqués, recréez cette structure pour vos nouveaux dossiers.
Vous pouvez également créer un “modèle” — un ensemble de dossiers et sous-dossiers vides suivant la structure souhaitée. Cela permet de copier rapidement ce modèle dans de nouveaux projets au lieu de créer chaque sous-dossier manuellement. Par exemple, chaque dossier créé dans le dossier « Projets » pourrait inclure un modèle avec les sous-dossiers « Illustrations », « Mise en page », « Polices » et « Texte ».
Assurez-vous que ces dossiers soient identifiés comme modèles, sinon vos collègues risquent de les remplir, ce qui irait à l’encontre de l’objectif.
4. Faites le ménage
Parfois, il est inconfortable de supprimer des dossiers désorganisés. Vous ne voulez peut-être pas froisser la personne qui les a créés, ou vous savez que réorganiser tous ces fichiers pourrait être une tâche herculéenne.
Cependant, une structure de dossiers désorganisée peut provoquer un chaos créatif pour toute l’équipe. Cela donne également un mauvais exemple et peut inciter vos collègues à créer d’autres dossiers désordonnés.
Nous recommandons un nouveau départ. Transformez cela en projet : déplacez les éléments existants vers la structure de dossiers correctement organisée. Fixez également une date limite après laquelle l’ancien emplacement deviendra soit un archive en lecture seule, soit sera supprimé.
5. Soyez flexible
La hiérarchie des dossiers et l’organisation ont leur art. Cependant, à mesure que la technologie évolue, les outils que nous utilisons pour créer des campagnes deviennent de plus en plus automatisés. En d’autres termes, la charge de maintenir une structure de dossiers parfaite peut être allégée.
Alors que les outils DAM traditionnels et les techniques de flux de travail reposaient fortement sur l’organisation des dossiers, une nouvelle génération d’outils facilite le processus. Par exemple, Extensis Connect permet à toute votre équipe de trouver rapidement exactement ce dont elle a besoin — avec l’aide de tags intelligents générés par l’IA — quel que soit l’ordre des fichiers.
Même si les outils deviennent plus performants, une structure de dossiers organisée procure une tranquillité d’esprit et améliore la découvrabilité lorsque vous travaillez sur un serveur. Elle est également utile pour les collègues qui préfèrent travailler avec cette forme d’organisation locale et leur permet de savoir exactement où enregistrer les fichiers pour un usage futur.