5 maneiras de identificar e resolver ineficiências no fluxo de trabalho com fontes.
Fontes podem transformar um projeto criativo de sem graça em algo incrível, e gerenciar fontes é parte integrante dos fluxos de trabalho criativos. Como fontes requerem certa manutenção, profissionais de operações devem investir em soluções de gestão de fontes para aliviar a carga de forma geral para designers, gestores de TI e liderança.
Como corrigir a ineficiência com fontes
Em nosso recente relatório State of Risk In Creative Operations (link em inglês), descobrimos que muitos especialistas em operações criativas enfrentam dificuldades com problemas de fluxo de trabalho causados por fontes. E a ineficiência é um dos principais tipos de risco criativo nas operações. Lentidão, falhas de comunicação, gestão manual e discrepâncias de licenciamento de fontes podem consumir tempo valioso e caro, além de causar problemas de percepção caso questões relacionadas a fontes se transformem em desastres em projetos criativos.
Aqui estão cinco maneiras práticas de reduzir o risco de ineficiência ao trabalhar com fontes.
1. Impedir que fontes pessoais entrem no fluxo
65,7% das organizações pesquisadas permitem que designers tragam e utilizem fontes de coleções pessoais.
Permitir fontes pessoais no seu sistema pode parecer um grande acelerador de inspiração e ideação em design. No entanto, se essas fontes não estiverem devidamente licenciadas, você provavelmente terá que voltar atrás para comprar, registrar e inserir licenças para controle. O que é caro — mas não tanto quanto uma fonte não licenciada ou licenciada incorretamente entrar no fluxo de trabalho, ser coletada para produção, ir ao ar em um projeto e gerar uma disputa legal.
Recomendamos implementar um sistema de gestão de fontes pessoais que impeça sua entrada em fluxos compartilhados ou que ofereça estrutura suficiente para garantir o licenciamento adequado.
2. Organizar a desordem de fontes
Coleções de fontes não permanecem pequenas por muito tempo quando você está ocupado. Nossa pesquisa mostra que o tamanho médio da coleção de fontes de uma equipe de marketing ou design é de 4.500 fontes.
De fato, a escala é o motivo pelo qual coleções de fontes naturalmente se tornam caóticas. Recomendamos uma limpeza trimestral (ou pelo menos uma limpeza anual) para organizar e identificar problemas relacionados a fontes, com foco em:
- auditar fontes duplicadas
- revisar requisitos de licenciamento de fontes para atualizações
- cruzar permissões de licenciamento com o uso real das fontes em projetos passados e atuais
Falando em limpeza de fontes, alerta de PostScript! Você pode ter várias fontes PostScript Type 1 na sua coleção. Embora não haja problema em tê-las, a Adobe não oferece mais suporte a esse formato, portanto recomendamos isolá-las usando seu gerenciador de fontes para garantir que não entrem em novos projetos. Também recomendamos identificar substituições adequadas com tipos de fontes suportados, caso a abertura de arquivos antigos traga problemas inesperados.
3. Distribuir com eficiência
Se o seu departamento de TI está distribuindo fontes manualmente, você tem um problema: especificamente, um problema de desperdício de tempo. A distribuição manual de fontes consome tempo tanto da TI quanto dos criativos, além de colocar uma pausa rígida no início dos projetos. Instruir colaboradores a baixar fontes diretamente de foundries também pode resultar em licenciamento inadequado, criando risco legal. Em vez disso, utilize um gerenciador de fontes baseado em nuvem para fornecer rapidamente e com clareza as fontes necessárias para cada projeto. É mais direto e permite controlar permissões de forma eficaz.
4. Abandonar a planilha de licenciamento
Quando chega o momento de garantir que todas as fontes de um projeto estejam devidamente licenciadas durante uma revisão, muitas pessoas recorrem a planilhas como referência. Embora planilhas possam funcionar, existem maneiras muito mais rápidas e precisas de verificar licenças.
O Project Risk Scanning do Monotype Connect escaneia arquivos Adobe compatíveis e verifica as fontes em uso em relação aos termos de licenciamento em questão de minutos. A verificação manual com planilhas pode levar horas. Como revisões manuais consomem muito tempo, pode ser inviável realizá-las com a frequência desejada. Com o Project Risk Scanning, você pode revisar arquivos compatíveis em múltiplas iterações e garantir conformidade de licenciamento em cada etapa.
5. Eliminar burocracia criativa
Quando você pensa em “eficiência”, pode não parecer algo que anda de mãos dadas com criatividade. O processo criativo, como nossa cultura costuma dizer, é livre, intuitivo, sem restrições.
Mas qualquer pessoa que já trabalhou em uma campanha de marca sabe que o processo criativo é cheio de estrutura: você não pode simplesmente jogar tinta ao acaso. Ainda assim, há algo importante sobre o estado de fluxo necessário para entregar algo notável (sim, no prazo e dentro do orçamento, como prometido, mas ainda assim notável).
É por isso que há tanta pressão para entrar no fluxo e então avançar rapidamente. Você precisa construir algo a partir do nada. É hora de agir. E esse momento não deve ser atrasado por tarefas administrativas de gestão de fontes.
Ferramentas de gestão de fontes melhoram a eficiência operacional para equipes de todos os tamanhos. Mas não é só isso. Essas ferramentas garantem que designers tenham menos tarefas operacionais interrompendo seu trabalho real. Autoativação, plugins para Adobe e sugestões de combinação de fontes minimizam tarefas administrativas durante o design. Na verdade, a autoativação eficaz economiza, em média, 34 horas por ano para cada designer. Isso equivale praticamente a uma semana inteira de trabalho.
O tempo economizado pelos designers se traduz em trabalhos notáveis, horas faturáveis acumuladas, capacidade de assumir novos projetos e a reputação sólida necessária para o crescimento do negócio.
Uma boa gestão de fontes eleva tudo
Sabemos que muito mais do que fontes entra em cada projeto criativo, mas fontes podem ser particularmente problemáticas. Ao reduzir problemas no fluxo de trabalho de fontes, você resolve uma grande parte do quebra-cabeça do processo como um todo.
Quer aprender como profissionais de operações criativas mantêm tudo funcionando? Nosso State of Risk In Creative Operations (link em inglês) analisa abordagens em diversos locais de trabalho.