5 formas de identificar y resolver ineficiencias en el flujo de trabajo con fuentes.
Fonts can take a creative project from blah to mwah, and managing fonts is integral to creative workflows. Since fonts are inherently high maintenance, operations pros should invest in font management solutions to lighten the load across the board for designers, IT managers, and leadership.
Cómo corregir la ineficiencia con fuentes
Las fuentes pueden transformar un proyecto creativo de meh a ¡wow! —y su gestión es integral al flujo de trabajo creativo. Porque las fuentes son, por naturaleza, de “alto mantenimiento”, las y los responsables de operaciones deben invertir en soluciones de font management que alivien cargas para diseñadores, IT y liderazgo.
En nuestro reciente State of Creative Risk Report, descubrimos que muchos profesionales de operaciones creativas lidian con problemas de flujo de trabajo causados por las fuentes. Y la ineficiencia es uno de los principales tipos de riesgo creativo en operaciones. Las ralentizaciones, los malentendidos, la gestión manual y las discrepancias en las licencias pueden consumir un tiempo valioso —y caro—, además de dañar la percepción del equipo cuando los problemas tipográficos terminan provocando desastres en un proyecto creativo.
Aquí tienes cinco formas prácticas de reducir el riesgo de ineficiencia al trabajar con fuentes.
1. Evita que se cuelen fuentes personales
El 65,7 % de las organizaciones encuestadas permite que los diseñadores incorporen y usen fuentes de sus colecciones personales.
Permitir el uso de fuentes personales puede parecer una buena forma de acelerar la inspiración y la ideación. Sin embargo, si esas fuentes no están correctamente licenciadas, es probable que después tengas que retroceder para comprar, registrar e introducir esas licencias en tu sistema de seguimiento. Eso resulta costoso, aunque no tanto como dejar que una fuente sin licencia —o con una licencia incorrecta— entre en el flujo de trabajo, se incluya en la producción, llegue a publicarse y termine generando un conflicto legal.
Nuestra recomendación es implantar un sistema de gestión de fuentes personales que, o bien impida su entrada en los flujos de trabajo compartidos, o bien ofrezca la estructura necesaria para garantizar que todas estén debidamente licenciadas.
2. Organiza el desorden tipográfico
Indeed, scale is why font collections naturally become chaotic. We recommend quarterly cleaning (or at least a spring cleaning) to straighten up and identify font issues, with a focus on:
Las bibliotecas tipográficas no tardan en crecer cuando el ritmo de trabajo es alto. Nuestra investigación muestra que el tamaño medio de la colección tipográfica de un equipo de marketing o diseño es de 4.500 fuentes.
Auditar fuentes duplicadas
Revisar si los requisitos de licencia han cambiado
Comprobar que los permisos de licencia coinciden con el uso real de las fuentes en proyectos pasados y actuales
Y hablando de limpieza tipográfica: alerta con las fuentes PostScript Type 1. Puede que todavía haya varias en tu colección. Aunque no pasa nada por conservarlas, Adobe ya no las admite, por lo que recomendamos aislarlas con el gestor tipográfico que utilices para evitar que se cuelen en nuevos proyectos. También conviene identificar sustituciones adecuadas con formatos compatibles, por si al abrir un archivo creativo antiguo se abre también una caja de problemas.
3. Distribuye las fuentes de forma eficiente
Si tu departamento de IT distribuye fuentes manualmente, tienes un problema: concretamente, un problema de tiempo desperdiciado. La distribución manual consume tiempo tanto para IT como para los equipos creativos, y además frena el arranque de los proyectos. Pedir a cada persona que descargue fuentes directamente desde distintas fundiciones también puede derivar en usos incorrectos de licencias y aumentar el riesgo legal.
En su lugar, utiliza un gestor tipográfico en la nube para proporcionar de forma rápida y clara las fuentes que cada miembro del equipo necesita para cada proyecto. Es un sistema más directo y te permite controlar mejor los permisos.
4. Abandona la hoja de cálculo para revisar licencias
Cuando llega el momento de verificar que todas las fuentes de un proyecto están correctamente licenciadas, muchas organizaciones siguen recurriendo a una hoja de cálculo. Aunque puede funcionar, existen formas mucho más rápidas y precisas de comprobar licencias.
Extensis Connect + Insight Project Risk Scanning analiza archivos compatibles de Adobe y comprueba en cuestión de minutos las fuentes en uso frente a sus términos de licencia. Hacer esa revisión manualmente con una hoja de cálculo puede llevar horas. Y como las revisiones manuales consumen tanto tiempo, a menudo resulta demasiado costoso realizarlas con la frecuencia deseada. Con Project Risk Scanning, puedes revisar archivos compatibles en múltiples iteraciones y obtener luz verde en materia de licencias en cada fase del proceso.
5. Elimina la burocracia creativa
Cuando pensamos en “eficiencia”, puede parecer que no encaja con la creatividad. La cultura suele decirnos que el proceso creativo es libre, intuitivo, sin restricciones.
{*Insert clip of Ed Harris throwing paint around in the film Pollock, LOOK AT THE GENIUS IN ACTION. That’s the only way creatives can create creative stuff. Can we get the rights to that? No? Hmmph. Well that makes sense.*}
Pero cualquiera que haya trabajado en una campaña de marca sabe que el proceso creativo está lleno de estructura: no basta con improvisar. Aun así, hay mucho que decir sobre ese estado de concentración y fluidez necesario para entregar algo extraordinario. Sí, a tiempo. Sí, dentro del presupuesto. Pero extraordinario al fin y al cabo.
Por eso existe tanta presión por entrar en ritmo y avanzar rápido. Hay que construir algo desde cero, y ese momento no debería frenarse por tareas administrativas relacionadas con la gestión de fuentes.
Las herramientas de gestión tipográfica mejoran la eficiencia operativa de equipos de todos los tamaños. Pero no solo eso: también reducen el trabajo repetitivo que interrumpe la labor real de los diseñadores. La activación automática, los plugins para Adobe y las sugerencias de emparejamiento tipográfico ayudan a minimizar la carga administrativa durante el diseño. De hecho, una activación automática eficaz ahorra al diseñador medio 34 horas al año. Eso equivale prácticamente a una semana laboral completa.
Todo ese tiempo ahorrado se traduce en mejor trabajo, más horas facturables, mayor capacidad para asumir nuevos proyectos y la reputación sólida que impulsa el crecimiento del negocio.
Una buena gestión tipográfica mejora todo
Sabemos que en cada proyecto creativo intervienen muchos más elementos que las fuentes, pero las tipografías pueden ser especialmente complejas de gestionar. Si reduces los problemas tipográficos en el flujo de trabajo, habrás resuelto una parte enorme del rompecabezas operativo.
Want to learn how creative operations pros keep the big wheels turning? Our State of Creative Risk Report looks at approaches across the country.
Quieres descubrir cómo los profesionales de operaciones creativas mantienen todo en movimiento? Nuestro State of Creative Risk Report analiza enfoques y prácticas de equipos de todo el país.