5 façons d’identifier et de résoudre les inefficacités du flux de travail liées aux polices.
Les polices peuvent transformer un projet créatif de banal à impressionnant, et leur gestion est essentielle aux flux de travail créatifs. Comme les polices demandent naturellement beaucoup d’attention, les professionnels des opérations devraient investir dans des solutions de gestion de polices pour alléger la charge pour les designers, les responsables informatiques et la direction.
Comment résoudre les inefficacités liées aux polices
Dans notre récent rapport State Of Creative Risk, nous avons découvert que de nombreux experts en opérations créatives rencontrent des problèmes de flux de travail causés par les polices. L’inefficacité est l’un des principaux types de risques créatifs. Les ralentissements, les erreurs de communication, la gestion manuelle et les écarts de licence peuvent consommer un temps précieux et coûteux, et poser des problèmes de perception si des problèmes de police deviennent des désastres pour les projets créatifs.
Voici cinq actions concrètes pour réduire le risque d’inefficacité lors de l’utilisation de polices.
1. Empêcher les polices personnelles de s’infiltrer
65,7 % des organisations interrogées permettent aux designers d’apporter et d’utiliser des polices de leurs collections personnelles.
Autoriser des polices personnelles peut sembler accélérer l’inspiration et l’idéation. Cependant, si elles ne sont pas correctement licenciées, il faudra probablement retravailler pour acheter, enregistrer et saisir les licences dans le suivi. Cela coûte cher — mais moins que de voir une police non ou mal licenciée entrer dans le flux, être utilisée dans un projet et générer un litige.
Nous recommandons de mettre en place un système de gestion des polices personnelles qui empêche leur entrée dans les flux partagés ou qui fournit une structure assurant une licence correcte.
2. Organiser le désordre des polices
Les collections de polices ne restent pas petites longtemps. Notre recherche montre que la taille moyenne d’une collection pour une équipe marketing ou design est de 4 500 polices.
C’est à cette échelle que les collections deviennent chaotiques. Nous recommandons un nettoyage trimestriel (ou au moins printanier) pour identifier les problèmes :
- Auditer les polices en double
- Vérifier les licences et leurs mises à jour
- Comparer les permissions de licence avec l’usage réel dans les projets passés et présents
Attention aux polices PostScript ! Vous pouvez avoir plusieurs polices PostScript Type 1 dans votre collection. Bien qu’elles soient utilisables, Adobe ne les supporte plus. Nous recommandons de les isoler dans votre gestionnaire de polices et de prévoir des substitutions avec des types de polices supportés.
3. Distribuer efficacement
Si votre service informatique fournit les polices manuellement, vous perdez du temps. La distribution manuelle prend du temps pour l’IT et les créatifs et retarde le démarrage des projets. Demander aux contributeurs de télécharger directement depuis les fonderies peut entraîner des licences incorrectes et un risque légal.
Utilisez plutôt un gestionnaire de polices cloud pour fournir rapidement et clairement aux membres de l’équipe les polices dont ils ont besoin, en contrôlant efficacement les permissions.
4. Abandonner le tableau de licences
Vérifier les licences via un tableur peut fonctionner, mais il existe des méthodes plus rapides et précises.
Extensis Connect + Insight Project Risk Scanning scanne les fichiers Adobe pris en charge et vérifie les polices utilisées par rapport à leurs termes de licence en quelques minutes. Les vérifications manuelles peuvent prendre des heures et sont coûteuses à répéter. Avec Project Risk Scanning, vous pouvez contrôler les fichiers à chaque étape pour obtenir le feu vert sur les licences.
5. Éliminer la bureaucratie créative
L’efficacité ne semble pas toujours compatible avec la créativité. Le processus créatif est perçu comme libre et intuitif.
Mais toute personne ayant travaillé sur une campagne de marque sait que le processus créatif a sa structure : on ne peut pas simplement « jeter de la peinture partout ». Cependant, l’état de flow est nécessaire pour livrer quelque chose de remarquable — à temps et dans le budget, mais remarquable.
Les tâches administratives liées à la gestion des polices ne doivent pas retarder ce moment.
Les outils de gestion de polices améliorent l’efficacité opérationnelle pour toutes les tailles d’équipe et réduisent les interruptions pour les designers. L’auto-activation, les plugins Adobe et les suggestions de paires de polices réduisent le travail administratif. L’auto-activation seule fait gagner en moyenne 34 heures par designer chaque année, soit presque une semaine de travail complète.
Le temps ainsi libéré se traduit par un travail remarquable, des heures facturables conservées, plus de capacité pour de nouveaux projets et une excellente réputation nécessaire à la croissance.
Une bonne gestion des polices élève tout
Les projets créatifs comprennent bien plus que des polices, mais celles-ci peuvent être particulièrement problématiques. Réduire les problèmes de flux de polices règle une grande partie du puzzle opérationnel.
Pour savoir comment les pros des opérations créatives maintiennent tout en marche, consultez notre rapport State of Creative Risk qui analyse les pratiques à travers le pays.