Avantages et risques des polices personnelles dans les projets d’équipe.

Un processus créatif avec liberté typographique peut être plus rapide, amusant et offrir un avantage concurrentiel significatif. Mais le choix sans contrainte introduit de graves problèmes qui peuvent mettre à mal tout résultat financier. Dans notre récent rapport State of Risk In Creative Operations, nous avons appris qu’environ deux tiers des organisations créatives permettent aux designers d’apporter leurs propres polices dans les projets. Nous avons été réellement surpris car cette pratique représente la manière la plus importante par laquelle des polices non licenciées ou mal licenciées entrent dans les environnements créatifs, entraînant de graves conséquences pour les entreprises. 

Examinons les avantages et les inconvénients des designers apportant des polices de leurs collections personnelles, et comment vous pouvez protéger votre propre organisation.

La liberté d’apporter et d’utiliser les polices préférées peut augmenter le moral et la motivation. Améliorer la satisfaction des designers peut renforcer la rétention des talents, ce qui est un défi sérieux dans l’industrie créative, étant donné son taux de rotation annuel d’environ 30 %. 

De plus, les designers ont souvent des polices favorites qu’ils utilisent même si elles ne sont pas utilisées dans le lancement final, car ils se sentent plus à l’aise et productifs en les utilisant lors de l’idéation. 

Les écarts de licence sont presque inévitables lorsque les designers apportent des polices de leur collection privée, pour plusieurs raisons. En fait, dans notre récent rapport State of Risk In Creative Operations Report,, nous avons constaté que 39,2 % des professionnels interrogés avaient rencontré des problèmes résultant d’une mauvaise utilisation des polices. 

Certaines licences de polices n’autorisent que l’usage personnel, et donc l’utilisation de la police dans un projet professionnel violera les conditions d’utilisation. Cependant, les licences ont également des spécifications nuancées concernant l’utilisation dans l’impression, le web et les réseaux sociaux. Par exemple, même si une police est licenciée pour un usage commercial, elle peut être limitée à l’impression seulement. Certaines polices ont même différentes licences disponibles selon le volume de trafic du site web où elles seront utilisées. 

Pour les équipes créatives internes, ce risque est significatif. Pour les agences, le risque est essentiellement doublé ; vous vous exposez à des problèmes de licence et juridiques, mais vous exposez également vos clients. Cela peut provoquer de sérieux problèmes dans les relations clients et endommager durablement votre réputation. 

Les politiques laxistes sur les polices étaient suffisantes par le passé parce que le risque d’être pris était très faible. Cependant, les contrôles de conformité se renforcent. Les fonderies de polices disposent maintenant d’outils de détection plus avancés, de processus et même de postes entiers dédiés à localiser l’usage de leurs polices sans licence ou en violation des conditions de licence. 

Lorsque les problèmes de licence ne sont pas résolus rapidement, ils peuvent évoluer en problèmes juridiques sérieux — et les litiges nuisent gravement à la réputation d’une entreprise. 

En cas de lettre de cessation, un plan complet de substitution de police doit être élaboré et mis en œuvre pour les actifs concernés afin de répondre à la demande de la fonderie. En cas de procès complet, au moins un membre de l’équipe devra interrompre ses projets pour travailler activement avec un avocat (et un avocat n’est pas bon marché). Cet effort et ce coût viennent s’ajouter aux impacts sur la capacité de l’entreprise à attirer de nouveaux clients, les litiges ayant tendance à les éloigner par crainte de se retrouver dans des actions similaires. 

Que se passe-t-il lorsque chacun apporte « ce qu’il veut » ? Généralement beaucoup de confusion et de doublons. Dans ce cas, d’innombrables polices isolées, souvent en double, encombrent le système.

Gérer toutes les polices choisies par chacun peut s’avérer lourd pour le système utilisé, et peut même entraîner un partage illégal de polices pendant les opérations créatives (ce qui peut provoquer des problèmes juridiques et mettre la réputation de l’entreprise en risque).

Un designer peut utiliser les polices fournies par la direction, puis utiliser un outil de gestion de polices comme Connect qui prend en charge la collaboration, la cohérence et bloque les polices provenant de collections personnelles. 

Si un designer souhaite utiliser une police non fournie, il peut demander à la direction l’achat d’une licence pour cette police, qui sera ensuite ajoutée aux bibliothèques partagées appropriées pour les projets concernés. Autrement dit, toutes les polices utilisées sont fournies par l’organisation. 

Si un designer est autorisé à utiliser des polices personnelles dans un projet, il doit y avoir un système pour prévenir les problèmes de licence et clarifier quels types de polices peuvent être introduits. Les polices personnelles utilisées doivent être identifiées par chaque designer, avec un processus clair pour soumettre ces polices pour examen de licence et rachat si nécessaire. 

Enfin, auditer les projets à plusieurs étapes garantit qu’aucune police sous-licenciée ne s’infiltre lors de la phase de raffinage du design. Si vous choisissez cette approche, Connect est une excellente option pour scanner les fichiers Adobe tout au long des opérations créatives afin d’identifier les erreurs de police. 

Un sage a dit un jour : « Savoir, c’est déjà la moitié de la bataille. » D’accord, vous nous avez attrapés, c’était GI Joe dans un message publicitaire à la fin du même dessin animé, mais c’est quand même vrai.

Lorsque vous optimisez vos opérations créatives pour vous protéger contre les principaux problèmes de polices, votre entreprise est plus sécurisée de bout en bout. Faire ce que vous aimez tout en ayant l’esprit tranquille… nous considérons que c’est vraiment inspirant.