Ventajas y riesgos de las fuentes personales en proyectos de equipo.
Los diseñadores gráficos encuentran inspiración —e incluso cierta comodidad— en sus colecciones personales de tipografías. Pero cuando un diseñador introduce sus propias fuentes en un entorno de trabajo en equipo, la situación se complica.
¿Aportan realmente inspiración esas fuentes personales? ¿Aceleran el trabajo? ¿Provocan problemas en el flujo de trabajo? ¿Introducen riesgos de licencia para el negocio en general?
La realidad es que existen beneficios claros, pero también inconvenientes —incluidos riesgos serios.
Un proceso creativo con libertad tipográfica puede ser más rápido, más divertido y ofrecer una ventaja competitiva significativa. Pero elegir sin ningún tipo de control introduce problemas importantes que pueden causar estragos en cualquier cuenta de resultados. En nuestro reciente Informe State of Risk In Creative Operations Report,, descubrimos que aproximadamente dos tercios de las organizaciones creativas permiten que los diseñadores incorporen sus propias fuentes en los proyectos. Nos sorprendió sinceramente, porque esta práctica es la principal vía por la que las fuentes sin licencia o con licencias insuficientes entran en los entornos creativos, lo que puede tener consecuencias graves para las empresas.
Veamos las ventajas y los riesgos de que los diseñadores utilicen fuentes de sus colecciones personales, y cómo puedes proteger a tu organización.
Conclusiones clave
Los beneficios principales de que los diseñadores aporten sus fuentes personales son el aumento de la productividad, la satisfacción del diseñador y una mayor variedad visual para inspirar el trabajo.
Los principales inconvenientes incluyen problemas de formato, una desorganización profunda, discrepancias en las licencias y hasta problemas legales.
Para evitar estos inconvenientes, impide que los diseñadores traigan fuentes personales. Pueden usar las fuentes proporcionadas o solicitar la compra de licencias si creen que una fuente específica es la ideal.
Algunas empresas pueden optar por permitir fuentes personales, lo que requerirá un proceso muy robusto para prevenir problemas de licencias en múltiples puntos de las operaciones creativas.
Los beneficios
1. Satisfacción de los diseñadores
La libertad de utilizar fuentes preferidas puede mejorar la motivación y la moral del equipo. Aumentar la satisfacción de los diseñadores también puede ayudar a retener talento, algo especialmente importante en la industria creativa, donde la rotación anual ronda aproximadamente el 30 %.
Además, muchos diseñadores tienen tipografías favoritas que, aunque no se utilicen finalmente en el lanzamiento, les resultan más cómodas y productivas durante las fases de ideación.
2. Mayor productividad
Al poder acceder libremente a las fuentes de su propia colección —en lugar de tener que buscarlas o adaptarse a nuevas tipografías— los diseñadores pueden acelerar significativamente los tiempos de entrega. Cuando los plazos son ajustados, es razonable eliminar tareas innecesarias siempre que sea posible. Algunas empresas optan por aplicar una política flexible de obtención de fuentes y resolver los problemas después de la producción.
3. Más variedad tipográfica genera trabajos más únicos
En los últimos años hemos visto una oleada de homogeneización en el branding. Esto puede ayudar a que marcas consolidadas parezcan actuales, pero también supone un reto para marcas más nuevas que buscan destacar ante sus clientes. Diferenciarse se ha vuelto muy difícil, y contar con una mayor variedad de tipografías puede fomentar diseños más originales.
Los peligros
A riesgo de sonar dramáticos, los inconvenientes se describen mejor como riesgos reales.
Problemas de licencias
Las discrepancias en las licencias son casi inevitables cuando los diseñadores traen fuentes de su colección privada por varias razones. De hecho, en nuestro reciente informe descubrimos que el 39,2% de los profesionales encuestados habían experimentado problemas derivados del mal uso de fuentes.
Algunas licencias de fuentes solo permiten su uso en proyectos personales; por tanto, si se usan en un proyecto profesional, se estarán violando los términos de uso. Además, las licencias tienen matices específicos sobre el uso en prensa, web y redes sociales. Así, por ejemplo, aunque una fuente tenga licencia comercial, podría estar restringida solo a impresión. Algunas fuentes incluso tienen diferentes licencias disponibles según el volumen de tráfico web del sitio donde aparecerán.
Aunque muchos diseñadores leen los contratos de licencia (EULA) al comprar (aunque no siempre los entiendan del todo), los detalles suelen olvidarse tras la adquisición inicial (qué miedo).
Para los equipos creativos internos, este riesgo es considerable. Para las agencias, el riesgo es básicamente el doble: te expones a problemas legales y de licencias, pero también expones a tus clientes. Esto puede acarrear problemas graves en las relaciones con los clientes y un daño duradero a tu reputación.
Las políticas de «laissez-faire» con las fuentes eran suficientes en el pasado porque el riesgo de que te pillaran era mínimo. Sin embargo, los inspectores de cumplimiento están endureciendo los controles. Las fundiciones tipográficas cuentan ahora con herramientas de detección más avanzadas, procesos e incluso roles dedicados exclusivamente a localizar dónde se usan sus fuentes sin licencia o incumpliendo sus términos.
Riesgo reputacional
Cuando los problemas de licencia no se resuelven rápidamente, pueden convertirse en problemas legales completos, y los litigios rara vez favorecen la reputación de una empresa.
En caso de recibir una carta de cese y desistimiento, es necesario diseñar e implementar un plan completo de sustitución tipográfica para los activos afectados. Si el problema escala a una demanda judicial, al menos una persona del equipo tendrá que detener su trabajo para colaborar con el equipo legal (y los servicios legales no son precisamente baratos). Todo ese esfuerzo y coste se suman al impacto que probablemente sufrirá la empresa al intentar conseguir nuevos clientes, ya que las demandas tienden a generar desconfianza y pueden ahuyentar oportunidades de negocio.
Incompatibilidad de fuentes
No todos los formatos de fuente son iguales. Usar fuentes de una colección personal puede provocar inconsistencias entre diferentes dispositivos y herramientas de diseño, frenando así las operaciones creativas en múltiples etapas.
Ineficiencia y desorganización
¿Qué ocurre cuando cada persona lleva “lo que sea” a una comida compartida? Normalmente acaba habiendo demasiada ensaladilla ocupando espacio en la mesa. En este caso, el equivalente serían innumerables fuentes sueltas, muchas de ellas duplicadas.
Dar soporte a todas las fuentes que cada persona elige puede resultar muy pesado para cualquier sistema que estés utilizando, e incluso provocar compartición ilegal de fuentes durante el trabajo creativo, lo que vuelve a introducir riesgos legales y reputacionales.
Un camino a seguir
¿Cómo puedes protegerte contra el riesgo de las fuentes manteniendo a tu equipo inspirado y cómodo? Aquí tienes las dos mejores formas de hacerlo.
No permitir fuentes personales en el flujo de trabajo
Un diseñador puede utilizar las fuentes que le proporcione la empresa y gestionarlas con una herramienta de gestión tipográfica como Connect, que facilita la colaboración, la coherencia y bloquea el uso de fuentes procedentes de colecciones personales.
Si un diseñador quiere utilizar una fuente que no está contemplada, puede solicitar que la empresa adquiera la licencia correspondiente. Una vez aprobada, la empresa añadirá esa fuente a las bibliotecas compartidas adecuadas para los proyectos en cuestión. En otras palabras, todas las fuentes utilizadas se gestionan y se obtienen a través de la organización.
Permitir fuentes personales con salvaguardas
Si se permite a un diseñador utilizar fuentes personales en un proyecto, es necesario establecer un sistema que evite problemas de licencias y que deje claro qué tipos de fuentes pueden incorporarse. Las fuentes personales que se utilicen deberán ser etiquetadas de forma proactiva por cada diseñador, y deberá existir un proceso claro para enviarlas a revisión de licencias y volver a adquirirlas cuando sea necesario.
Por último, auditar los proyectos en distintas fases garantizará que no se cuelen fuentes con licencias insuficientes durante el proceso de refinamiento del diseño. Si decides optar por este enfoque, Connect es una excelente opción para analizar archivos de Adobe a lo largo de las operaciones creativas e identificar errores relacionados con fuentes.
Tú puedes con esto
Un hombre sabio dijo una vez que “saber es la mitad de la batalla”. De acuerdo, nos has pillado: en realidad lo dijo GI Joe en un anuncio de servicio público al final de aquel mismo dibujo animado… pero sigue siendo cierto.
Cuando optimizas tus operaciones creativas para protegerte frente a problemas importantes relacionados con las fuentes, tu empresa se vuelve más segura de principio a fin. Hacer lo que te apasiona y tener tranquilidad al mismo tiempo… para nosotros, eso es realmente inspirador.