Quand aimer les tableurs et quand les mettre de côté.

Pourquoi tout le monde aime les tableurs

S’il y a un outil qui conserve sa position de puissance dans le milieu professionnel, c’est le tableur. Microsoft a lancé Excel en 1985, et il reste le logiciel de tableur le plus populaire avec des centaines de millions d’utilisateurs dans le monde. Les utilisateurs débutants peuvent naviguer facilement et explorer les formules, tandis que les utilisateurs avancés peuvent tirer pleinement parti d’Excel grâce aux couleurs personnalisées et à des fonctions impressionnantes.

Note : J’ai seulement trois ans de moins qu’Excel. Quelques années après le début de mes études universitaires, j’ai réalisé, pris de panique, que je ne l’avais jamais utilisé, alors que des compétences allant du niveau basique au niveau avancé étaient requises pour entrer sur le marché du travail. J’ai exprimé mon désarroi à ma mère, qui n’avait jamais possédé d’ordinateur ni travaillé dans un bureau. Elle m’a répondu : « Le truc en grille ? Je l’ai utilisé. C’est facile. C’est amusant ! » 

« Amusant ? » 

Oui. Il s’avère que certaines personnes adorent Excel, vénèrent les tableurs et célèbrent les tableaux croisés dynamiques pour toute leur capacité à résoudre des énigmes et à visualiser des données.

La suprématie du tableur 

Bien que personnellement je ne qualifierais pas les tableurs (je parle d’Excel et Google Sheets) de “divertissants”, beaucoup de gens le font. Pour le reste d’entre nous qui oublions certaines fonctions lorsque nous ne les utilisons pas régulièrement, il existe de petits aimants ludiques à garder près de l’ordinateur comme rappels agréables. Pour ceux dont la mémoire musculaire liée aux tableurs est solide, ceux-ci peuvent être très plaisants, et fonctionnellement efficaces. Il est rare qu’un logiciel soit à la fois stimulant intellectuellement et apaisant, tout en étant utile au travail réel. Même si je ne maîtrise pas la “magie Excel”, je peux imaginer le plaisir que procure la présentation de tableurs beaux, triables et explorables — un plaisir difficilement surpassable.

Les problèmes des tableurs

Données à volume élevé

De nombreuses organisations comptables et financières ont constaté que lorsque davantage de données sont introduites dans des tableurs, des problèmes apparaissent. La maintenance manuelle, les erreurs humaines et les plantages provoquent de sérieux problèmes. Pour des données à volume élevé nécessitant précision et rapidité, les organisations se tournent souvent vers des systèmes automatisés et plus sécurisés.

Données à forte maintenance

Si vous organisez des données fixes, les tableurs sont parfaits ! Conception, saisie et révision. Cependant, lorsqu’il s’agit de gérer des données nécessitant des mises à jour constantes, les tableurs peuvent devenir fastidieux et chronophages. La saisie manuelle augmente le risque d’erreurs et chaque mise à jour accroît le risque d’enregistrer des données incorrectes.

Les tableurs dans les stacks technologiques créatives : outil fiable ou dinosaure lent ? 

Pour les équipes créatives, les stacks technologiques évoluent constamment pour répondre aux besoins croissants de production. Avant de dire : « Non, j’utilise toujours des tableurs », réfléchissez à l’endroit où les tableurs ont déjà été remplacés dans votre flux de travail : 

• La planification de contenu se faisait presque entièrement dans des tableurs, mais des outils comme Monday et Asana ont simplifié la cartographie des processus de planification de contenu. 
• Les métriques de reporting étaient enregistrées manuellement dans des tableurs, mais aujourd’hui, la plupart des gens exportent les données directement depuis Google Analytics, leurs outils de planification sociale, et plus encore.
• Des étapes entières de production e-commerce peuvent être suivies dans CreativeForce avec un minimum d’effort manuel, plutôt que dans un tableur migraineux.

Les tableurs sont-ils le meilleur choix pour le suivi des licences de polices ? 

Une chose qui ressort, c’est combien d’équipes créatives gèrent leurs licences de polices simplement en les plaçant dans un tableur. Lorsqu’il est temps de réviser les licences pour un projet, c’est via ce tableur que les équipes vérifient les livrables et assurent la conformité. C’est un bon exemple d’utilisation de tableur pour répondre à un besoin, mais nous constatons que ce n’est peut-être pas l’outil adapté.  

Notre State Of Risk In Creative Operations Report a révélé que 49 % des équipes interrogées utilisent des tableurs ou un autre système manuel pour gérer les licences de polices. Pourtant, 62 % des professionnels créatifs interrogés s’inquiètent des polices non licenciées. Cette divergence montre que les tableurs seuls ne permettent pas de maintenir une supervision suffisante pour garantir la conformité des licences de polices.

Comme certaines industries le soulignent, le volume est un facteur limitant pour l’utilisation des tableurs. Cela s’applique à la gestion des licences de polices dans les environnements créatifs, en raison du grand nombre de polices utilisées. Par exemple, un suivi maladroit d’une seule police parmi des milliers dans des bibliothèques partagées peut entraîner l’achat (ou le rachat) non budgété de plusieurs types de licences, souvent à la dernière minute selon l’étendue du projet.

Pourquoi cela se produit-il ? Parce que saisir toutes les informations de facturation des licences dans un tableur est fastidieux et chronophage. C’est également sujet aux erreurs humaines, surtout lorsqu’il s’agit d’une saisie à grande échelle sous pression. 

Cependant, l’information sur les licences ne doit pas seulement être stockée. Elle doit être vérifiée lors des révisions de projet — c’est là que l’inefficacité du workflow explose.

Vérifier manuellement les polices utilisées contre un tableur partagé pour tous les projets comme source unique de vérité est fastidieux, sujet aux erreurs, peu fiable et gaspille des heures facturables. La meilleure façon de garantir la conformité est de vérifier à plusieurs étapes du cycle des opérations créatives, mais malheureusement, le temps et l’organisation nécessaires rendent ce processus prohibitif. Heureusement, il existe une meilleure solution.

Utilisez votre gestionnaire de polices pour suivre les licences et signaler les usages incorrects

Les solutions modernes intègrent les nombreux avantages d’un tableur dans un outil qui produit de meilleurs résultats avec moins d’effort, et c’est ce que nous avons fait avec notre Creative Intelligence Suite. Pensez à une gestion des polices haut de gamme qui peut également réduire votre dépendance aux tableurs pour le suivi, la comparaison et le reporting des licences de polices… tout en permettant de réaliser des révisions de projet plus rapidement et avec un effort manuel minimal.

Vous voulez connaître le piège des tableurs dans mon travail professionnel ? Je n’ai pas eu besoin d’en mettre à jour un seul durant les premières années de ma carrière. Presque tous les outils que j’utilisais fournissaient déjà des analyses et généraient des tableaux automatiquement pour moi.

Pourquoi les révisions de projet devraient-elles ramener les gens à l’âge de pierre ?   

Petite anecdote : Une fois que j’ai réellement commencé à utiliser les tableurs, je les ai trouvés assez faciles… parce que j’avais acheté l’un de ces aimants de référence pour fonctions que j’avais mentionnés plus tôt.