Was passiert, wenn Sie unlizenzierte Fonts verwenden?

Die wenigsten Teams entscheiden sich bewusst dafür, eine Schrift zu verwenden, für die keine gültige Lizenz vorliegt. Meist geschieht das unbemerkt, während eigentlich eine ganz andere Aufgabe im Mittelpunkt steht: Eine Website mit „kostenlosen Schriften“, die am späten Abend vor einer Präsentation noch schnell als Lesezeichen gespeichert wird. Eine Vorlage, die von einem Designer übernommen wurde, der das Unternehmen längst verlassen hat. Oder eine Datei, die ein Agenturpartner weitergeleitet hat, ohne die zugehörigen Lizenzinformationen mitzuliefern. Die Schrift funktioniert. Die Präsentation sieht professionell aus. Und niemand fragt, woher die Datei eigentlich stammt – denn auf den ersten Blick deutet nichts darauf hin, dass etwas nicht stimmt.

Genau das macht die Nutzung nicht lizenzierter Schriften so tückisch: Sie bleibt unsichtbar – bis Probleme entstehen.

Eine Font-Lizenz legt fest, wie Sie einen Font verwenden dürfen.

Auf den ersten Blick wirkt eine Font-Lizenz recht einfach: Installation auf einer bestimmten Anzahl von Geräten, Einbettung auf einer bestimmten Anzahl von Seiten oder Nutzung für einen bestimmten Projekttyp. In der Praxis ist die Lizenzierung jedoch komplexer, als es zunächst den Anschein hat. Der Font Licensing Guide unterscheidet bei ein und derselben Schrift zwischen Desktop-, Webfont-, Digital-Ad-, Mobile-App-, ePub- und Server-Lizenzen. Jede davon deckt einen anderen Anwendungsbereich ab und unterliegt eigenen Beschränkungen, etwa hinsichtlich der Anzahl der Nutzer bzw. Geräte, Seitenaufrufe oder Ad Impressions. Eine Schrift, die für die Website eines Unternehmens ordnungsgemäß lizenziert ist, kann daher bereits dann ein Lizenzrisiko darstellen, wenn sie in eine mobile App eingebettet oder einem Freelancer zur Nutzung auf dessen Rechner zur Verfügung gestellt wird.

Die meisten Teams lesen die Lizenzbedingungen einmal – beim Kauf. Sie lesen sie jedoch nicht jedes Mal erneut, wenn die Schrift für ein neues Projekt, auf einer neuen Plattform oder von einem anderen Team verwendet wird. Genau in dieser Lücke zwischen dem ursprünglich lizenzierten Nutzungsumfang und der tatsächlichen Verwendung einer Schrift im Unternehmen beginnt häufig eine unlizenzierte Nutzung – meist völlig unbemerkt.

Wie es zur Nutzung nicht lizenzierter Schriften kommt.

Die Nutzung nicht lizenzierter Schriften ist nur selten das Ergebnis einer einzelnen oder bewussten Entscheidung. Meist entsteht sie durch eine Reihe alltäglicher Entscheidungen, deren Auswirkungen sich im Laufe der Zeit und über verschiedene Bereiche eines Unternehmens hinweg summieren. Hier einige Beispiele:

1. 01

   Ein Designer lädt eine „kostenlose“ Version einer bekannten Schrift von einer Website herunter, auf der weder die Foundry noch Lizenzbedingungen angegeben sind – weil die Deadline näher ist als der Abschluss des Einkaufsprozesses.

2. 02

   Eine Agentur liefert die finalen Dateien, ohne die zugehörigen Lizenzinformationen weiterzugeben – oder ohne überhaupt über die erforderlichen Rechte zu verfügen, die Schrift an den Kunden weiterzugeben.

3. 03

   Eine für eine einzelne Kampagne lizenzierte Schrift wird anschließend für fünf weitere verwendet und überschreitet dabei unbemerkt den ursprünglich lizenzierten Umfang, etwa hinsichtlich der Anzahl der Nutzer bzw. Geräte, Seitenaufrufe oder Ad Impressions.

4. 04

   Ein Freelancer installiert eine Schrift aus einem persönlichen Abonnement auf dem gemeinsamen Laufwerk eines Kunden. Dort bleibt sie auch nach Abschluss des Projekts verfügbar – und damit länger als die Lizenz, die ihre ursprüngliche Nutzung abgedeckt hat.

5. 05

   Eine vor Jahren erstellte Vorlage mit einer Schrift, deren Lizenz inzwischen abgelaufen ist oder deren Rechteinhaber gewechselt hat, wird immer wieder verwendet – weil niemand den Lizenzstatus überprüft.

6. 06

   Eine Schrift wird konvertiert oder in ein Format eingebettet, das von der ursprünglichen Lizenz nicht abgedeckt ist – beispielsweise indem aus einer Desktop-Schrift ein herunterladbarer Webfont erstellt wird.

7. 07

   Kreativteam, IT, Einkauf und Rechtsabteilung gehen jeweils davon aus, dass eine andere Abteilung für die Einhaltung der Schriftlizenzen verantwortlich ist. In der Praxis fühlt sich dadurch niemand wirklich zuständig.

Solche Situationen entstehen häufig, weil die Lizenzierung von Schriften als einmalig zu erledigende Aufgabe betrachtet wird und nicht als fortlaufende operative Verantwortung. Für sich genommen mag jede dieser Entscheidungen harmlos erscheinen. Werden sie jedoch über Dutzende Projekte und mehrere Jahre des Dateiaustauschs hinweg wiederholt, entsteht im Unternehmen schnell ein unübersichtliches und mitunter widersprüchliches Bild davon, welche Schriften für welche Zwecke tatsächlich lizenziert sind – oder der Überblick geht vollständig verloren.

Fonts sind Software, geistiges Eigentum und zunehmend auch ein Sicherheitsrisiko – alles zugleich.

Schriften werden leicht als reine Designentscheidung betrachtet. Aus rechtlicher und technischer Sicht sind sie jedoch eher als Software zu verstehen: als lizenzierte, ausführbare Dateien, die eine Rechtsabteilung als geistiges Eigentum und eine IT-Abteilung als Code einordnen würde, der auf Unternehmensrechnern ausgeführt wird. Die Nutzung nicht lizenzierter Schriften birgt daher sowohl rechtliche als auch technische Risiken.

Aus rechtlicher Sicht kann die Verwendung einer Schrift außerhalb des in der EULA festgelegten Nutzungsumfangs zu Ansprüchen wegen Rechtsverletzungen führen, wie Monotype in seinen Grundlagen der Font-Lizenzierung erläutert. Auf technischer Seite bergen Schriften aus nicht geprüften Websites mit „kostenlosen Schriften“ ein ganz anderes Risiko: Solche Dateien können Schadsoftware enthalten – oder im schlimmsten Fall überhaupt keine echten Schriftdateien sein, wie Untersuchungen von Monotype zu Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit Schriften zeigen. Ein einziger Download, der unter Zeitdruck eigentlich nur ein paar Minuten sparen soll, kann damit sowohl rechtliche Risiken bergen als auch Sicherheitslücken ins Unternehmen bringen.

So zeigt sich die Nutzung unlizenzierter Schriften in der Praxis.

Eine Marke startet eine Kampagne mit einer Schrift, die ein Freelancer über ein persönliches Abonnement bezogen hat. Das Unternehmen selbst verfügte jedoch nie über die erforderliche Lizenz – und darf die laufende Kampagne daher rechtlich nicht weiter in dieser Form nutzen.

Eine Agentur übergibt nach Abschluss eines Projekts die finalen Kreativdateien. Die Schriften werden einwandfrei dargestellt. Niemand prüft jedoch, ob die Lizenz der Agentur überhaupt dazu berechtigt, die Font-Dateien an den Kunden weiterzugeben.

Kurz vor einem Rebranding oder einer Fusion führt ein Unternehmen eine interne Prüfung durch und entdeckt Schriften in Dutzenden Vorlagen und Präsentationen, bei denen sich nicht mehr nachvollziehen lässt, wann und mit welcher Lizenz sie ursprünglich erworben wurden.

Ein Marketingteam verwendet einen Webfont, der ursprünglich nur für eine einzelne Microsite lizenziert wurde, anschließend auf der gesamten Unternehmenswebsite. Mit steigenden Zugriffszahlen wird die in der Lizenz festgelegte Obergrenze für Seitenaufrufe unbemerkt überschritten.

Ein Designer übernimmt von seinem Vorgänger ein gemeinsames Laufwerk voller Font-Dateien, zu denen keinerlei Lizenzinformationen vorliegen. Da technisch alles weiterhin funktioniert, werden die Dateien auch für neue Projekte verwendet.

Die Kosten gehen weit über die Lizenzgebühr hinaus.

Der finanzielle Unterschied zwischen einer ordnungsgemäß lizenzierten und einer ohne gültige Lizenz verwendeten Schrift kann enorm sein. Es gibt dokumentierte Fälle, in denen Unternehmen Schadensersatz in Millionenhöhe zahlen mussten – für eine Schrift, deren ordnungsgemäße Lizenzierung sie nur rund 200 US-Dollar gekostet hätte.

Doch Geld ist selten der einzige Kostenfaktor. Kampagnen, die mit einer nicht lizenzierten Schrift umgesetzt wurden, müssen möglicherweise gestoppt oder vorübergehend ausgesetzt werden, während Kreativteams die entsprechenden Assets unter hohem Zeitdruck erneut erstellen. Produkte, auf denen die Schrift verwendet wurde, müssen unter Umständen aus dem Verkauf genommen werden. Rechts-, Kreativ- und Kommunikationsteams sind damit beschäftigt, gemeinsam auf das Problem zu reagieren, statt ihren eigentlichen Aufgaben nachzugehen – auch das verursacht erhebliche, wenn auch weniger sichtbare Kosten. Und Schlagzeilen über „Schriftendiebstahl“ bleiben oft länger bestehen als die Kampagne, die sie ausgelöst hat, und tauchen selbst lange nach Beilegung des Falls noch in Suchergebnissen auf.

Allein die operativen Folgen – zurückgezogene Assets, erneut zu erledigende Arbeit und gebundene Ressourcen – können höhere Kosten verursachen als die eigentlichen rechtlichen Konsequenzen. Hinzu kommt, dass solche Risiken meist erst sichtbar werden, nachdem eine Kampagne bereits gestartet ist. Damit tritt das Problem häufig zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt auf: mitten im laufenden Betrieb, für Kunden sichtbar und ohne die Möglichkeit, es unbemerkt im Hintergrund zu beheben.

Wie starke Typographic Operations Risiken verhindern, bevor sie entstehen.

In den meisten Unternehmen sind die einzelnen Bausteine bereits vorhanden: freigegebene Schriften, Lizenzbedingungen, ein IT-Team und eine Rechtsabteilung. Was häufig fehlt, ist die Verbindung zwischen diesen Bereichen – die operative Ebene, die sicherstellt, dass die Lizenz auch tatsächlich zu der Schrift und dem jeweiligen Anwendungsfall passt, in dem sie eingesetzt wird, und nicht nur zu der ursprünglich erworbenen Datei. Genau hier setzt Typographic Operations (TypeOps) an: ein Ansatz, der Zugriff, Lizenzierung, Governance und Bereitstellung von Typografie als zusammenhängendes System steuert statt als eine Reihe voneinander getrennter Prozesse.

In einem TypeOps-Modell werden Lizenzinformationen nach dem Kauf nicht einfach abgelegt. Sie werden fortlaufend erfasst und mit der jeweiligen Schrift verknüpft, sodass die zuständigen Teams jederzeit nachvollziehen können, welche Nutzung tatsächlich abgedeckt ist, anstatt sich darauf verlassen zu müssen, dass sich jemand anderes darum gekümmert hat. Dabei geht es nicht um eine stärkere Kontrolle kreativer Arbeit. Vielmehr soll die freigegebene und korrekt lizenzierte Schrift zugleich die am einfachsten zugängliche sein – damit sich niemand zwischen der Einhaltung einer Deadline und der Einhaltung von Lizenzbedingungen entscheiden muss.

Dieses Betriebsmodell bildet die Grundlage von Monotype Connect, Die Lösung führt Lizenzinformationen, die Erfassung der Schriftnutzung und die Prüfung von Projektdateien in einem vernetzten System zusammen. So lassen sich schleichende Abweichungen wie die oben beschriebenen erkennen, bevor eine Kampagne überhaupt veröffentlicht wird. Unternehmen, die eine unabhängige Einschätzung ihres aktuellen Typografie-Systems wünschen, können mit einem Brand Type Assessment ihr bestehendes Schriftsystem, ihre Lizenzsituation und die Konsistenz ihrer Typografie durch Experten prüfen lassen.

Hinweis: Dieser Artikel erläutert, wie es typischerweise zur Nutzung nicht lizenzierter Schriften kommt und welche Folgen daraus entstehen können. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Unternehmen, die vermuten, dass sie Schriften außerhalb der geltenden Lizenzbedingungen verwenden könnten, sollten sich direkt an ihre Rechtsberatung wenden.

Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen möglicherweise nicht lizenzierte Schriften verwendet.

• Niemand im Kreativteam kann nachvollziehen, woher eine bestimmte Font-Datei ursprünglich stammt.
• Fonts werden per E-Mail, Slack oder über gemeinsame Laufwerke weitergegeben, anstatt über eine zentral verwaltete Schriftbibliothek.
• Agenturen oder Freelancer liefern finale Dateien, ohne die zugehörigen Lizenzinformationen bereitzustellen.
• Niemand kann eindeutig sagen, wie viele Nutzer bzw. Geräte, Seitenaufrufe oder Ad Impressions eine Font-Lizenz tatsächlich abdeckt.
• Auf einem Arbeitsrechner ist eine Website mit „kostenlosen Schriften“ als Lesezeichen gespeichert.
• Rechtsabteilung oder Einkauf haben den Endnutzer-Lizenzvertrag (EULA) einer verwendeten Schrift noch nie gesehen.
• Bei einem Audit, Rebranding oder einer Fusion tauchen Schriften auf, bei denen niemand mehr nachvollziehen kann, ob oder wie sie lizenziert wurden.
• Vorlagen ehemaliger Mitarbeiter oder externer Dienstleister werden weiterhin aktiv verwendet.
• Entscheidungen über Schriften werden – wenn überhaupt – in Tabellen oder Ordnern dokumentiert statt in einem zentralen, verlässlichen System.
• IT, Kreativteam, Rechtsabteilung und Einkauf gehen jeweils davon aus, dass ein anderer Bereich für die Einhaltung der Font-Lizenzen verantwortlich ist.