Dicas para eficiência em operações criativas.

Por que a eficiência criativa importa? 

No mundo atual, o trabalho criativo depende de ativos criativos como fontes, fotos, vídeos e logotipos para dar vida às ideias. Embora as ideias definam a visão de uma campanha, são os ativos criativos que a tornam realidade — e é aqui que as operações criativas desempenham um papel fundamental. As operações criativas adicionam estrutura, processos e métricas ao fluxo de trabalho, permitindo que as equipes produzam mais trabalhos de alta qualidade, mais rapidamente e com menor custo. Alguns dos fundamentos incluem: 

• Organização 

Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Implementar um sistema ou prática organizacional forte torna tudo mais claro, e clareza é a base para velocidade e eficiência.
 

• Supervisão 

Não estamos falando apenas de governança de licenciamento para fotos, fontes ou documentos criativos finalizados — estamos falando de conformidade para tudo, incluindo ativos criativos internos e ativos de terceiros utilizados como elementos de design (fontes, fotos de banco de imagens, ilustrações, logotipos de clientes, etc.)
 

• Clareza 

Quando se trata de elementos de design, permissões e licenciamento são de extrema importância. Os membros da equipe devem ser capazes de distinguir facilmente se uma imagem ou fonte pode ser utilizada em um projeto e quando sinalizar problemas.
 

• Acessibilidade 

Ter ativos criativos bem organizados é ótimo, mas sua equipe consegue acessá-los? É importante que criativos possam acessar ativos conforme necessário e, mesmo que sua equipe trabalhe totalmente presencial, o acesso remoto ainda é útil quando membros viajam.

As operações criativas também envolvem a centralização de processos para reduzir a complexidade. Quando fluxos de trabalho são fragmentados, ativos são negligenciados e equipes trabalham em silos, torna-se difícil manter o alinhamento, o que gera uma série de efeitos de curto e longo prazo que se agravam com o tempo. A centralização simplifica as operações e minimiza esses efeitos negativos, como visto em movimentos recentes do setor, como a consolidação da produção global da Omnicom sob uma única estrutura e a introdução de uma função centralizada de operações criativas pela DDB.

Para equipes criativas, o objetivo é claro: 

Centralizar, otimizar e controlar todos os aspectos das operações criativas — da gestão de fontes à automação — para que as equipes possam se concentrar em trabalho criativo que gera receita, e não em tarefas operacionais que não geram valor.

Dica #1: Gerencie licenças para reduzir o risco de ineficiência 

A má gestão de licenças é uma das maiores fontes de risco criativo nas operações criativas. Risco criativo refere-se ao risco inerente ao uso de ativos criativos, como fontes necessárias para projetar um material. O problema se torna evidente quando percebemos que fontes estão sujeitas a acordos de licenciamento extremamente rigorosos — cujos detalhes muitas vezes são desconhecidos ou ignorados pelos membros das equipes criativas.

Embora possa se manifestar de diferentes formas, o risco criativo geralmente se enquadra em quatro categorias principais, incluindo o risco de ineficiência. Esse risco resulta de lentidões e interrupções causadas pela gestão manual (e propensa a erros) de licenças, buscas intermináveis e retrabalhos de última hora que consomem horas faturáveis ou custos operacionais.

Para evitar os problemas associados ao risco de ineficiência: 

Controles de uso, na medida certa: Para equipes grandes, a aplicação de políticas é melhor realizada com software que controla acesso e permissões de fontes. Além disso, considere soluções que permitam rastrear o número de usuários por licença. Idealmente, também será possível acompanhar visualizações de página, downloads de aplicativos móveis e impressões digitais relacionadas ao uso de fontes.

Adotar essas medidas ajuda a mitigar lentidões e interrupções causadas pela gestão manual de licenças, economizando horas faturáveis e protegendo a equipe de disputas legais custosas.

Dica #2: Automatize sempre que possível 

Se o seu departamento de TI fornece fontes manualmente para as equipes criativas, você tem um problema — especificamente, um problema de desperdício de tempo. A distribuição manual consome tempo tanto da TI quanto dos criativos e impõe pausas no início dos projetos. Orientar colaboradores a baixar fontes diretamente de foundries também pode resultar em licenciamento inadequado, criando riscos legais.

Em vez disso, equipes criativas devem automatizar o processo usando um gerenciador de fontes baseado em nuvem como Connect + Insight, que pode fornecer rapidamente as fontes necessárias para cada projeto. Da gestão de fontes à distribuição de fluxo de trabalho, automatizar tarefas rotineiras elimina desperdícios de tempo e reduz erros humanos.

Algumas áreas-chave para automação incluem: 

• Distribuição de fontes: A distribuição manual é ineficiente. Um gerenciador baseado em nuvem permite acesso rápido às fontes necessárias, reduzindo atrasos. 
• Controle de licenças: Automatizar o monitoramento de licenças garante conformidade sem esforço manual. 
• Gestão de ativos criativos: Automatizar a gestão de ativos otimiza fluxos de trabalho e garante acesso rápido aos recursos corretos. Ao automatizar tarefas rotineiras, você libera energia criativa da equipe e permite que a TI foque em outros projetos. 

Dica #3: Centralize e organize sua biblioteca de fontes 

Dica #4: Mantenha controle sobre fontes pessoais 

Com 65,7% das organizações pesquisadas permitindo que designers tragam e utilizem fontes de coleções pessoais, essa prática parece ser um grande acelerador para a inspiração e a ideação em design.

Impeça que fontes pessoais se misturem no fluxo de trabalho da equipe e da empresa

No entanto, se essas fontes não estiverem devidamente licenciadas, você provavelmente precisará retroceder para comprar, registrar e inserir as licenças para fins de controle. Isso é caro — mas não custará tanto quanto uma fonte não licenciada ou licenciada de forma inadequada entrar no fluxo de trabalho, ser coletada para saída, ir ao ar em um projeto e gerar uma disputa legal.

Recomendamos implementar um sistema para gerenciar fontes pessoais que impeça sua entrada em fluxos de trabalho compartilhados ou que forneça estrutura suficiente para garantir o licenciamento adequado. Considere o seguinte ao criar seu sistema:

• Use permissões baseadas em biblioteca: As permissões da biblioteca pessoal no Connect garantem que apenas fontes devidamente licenciadas sejam utilizadas em fluxos de trabalho compartilhados. 
• Crie diretrizes claras: Implemente diretrizes sobre fontes pessoais, seja restringindo seu uso ou garantindo que atendam aos requisitos de licenciamento antes de serem integradas aos fluxos de trabalho dos projetos. As fontes pessoais em uso precisarão ser identificadas proativamente por cada designer, com um processo claro para submissão dessas fontes para análise de licenciamento e recompra quando necessário. 
• Audite regularmente: Auditar projetos em múltiplas etapas garantirá que nenhuma fonte com licenciamento insuficiente passe despercebida durante o refinamento do design. Se você optar por seguir esse caminho, Connect + Insight é uma excelente opção para escanear arquivos do Adobe ao longo das operações criativas e identificar erros de fontes.