Mala gestión de fuentes: Siete problemas habituales y cómo evitarlos.

Aunque encuentres formas de sortear estas dificultades, si no cuentas con un sistema fiable, la gestión de fuentes puede darte quebraderos de cabeza en el futuro. Por ello, es importante tener en cuenta los problemas que pueden surgir si no aplicas una estrategia de fuentes completa y bien pensada.

Si alguna de las siguientes situaciones te resulta familiar, es hora de reevaluar tu estrategia de gestión de fuentes.

1. Las fuentes no se organizan.

Algunos equipos y oficinas son mejores que otros a la hora de etiquetar sus recursos, organizarlos y mantenerlos al día, mientras que otros no tienen una estrategia definida para organizar y almacenar fuentes. Contar con un conjunto de prácticas de gestión de fuentes estandarizado hace que el proceso de crear recursos sea mucho más eficiente y evita que los miembros del equipo pasen demasiado tiempo buscando una determinada fuente. Usar una solución de fuentes con funciones como listas, carpetas y etiquetas ayuda a tu organización a mantener la biblioteca de fuentes organizada. Por otro lado, las carpetas también te permiten organizar las fuentes por proyectos o grupos. Tanto si trabajas en una gran empresa como si formas parte de un equipo de diseño reducido, una herramienta de gestión de fuentes que las divida y organice adecuadamente te permitirá agilizar el proceso de diseño.

2. Las fuentes no se almacenan en un mismo lugar.

Lamentablemente, es habitual que las fuentes no se almacenen en un solo lugar. Cada equipo y oficina suele tener su propia biblioteca de fuentes almacenada de forma local, lo que hace que compartirlas sea difícil; además, cada persona tiene sus preferencias en lo que se refiere a guardar archivos de fuentes. Sin embargo, a la hora de trabajar de forma colaborativa, es importante que todo el mundo tenga acceso a esos recursos. Piensa en los gestores de fuentes que ofrecen almacenamiento en la nube o compatibilidad con SSO. El almacenamiento en la nube permite que todas las personas de tu organización puedan acceder automáticamente a las fuentes y los proyectos y compartirlos. La compatibilidad con SSO, por su parte, hace que el proceso de incorporación a la plantilla sea mucho más sencillo, ya que simplifica la actualización de usuarios y permisos cada vez que alguien se una al equipo.

3. Adquirir licencias de fuentes es complicado.

Puede que muchas de las personas que usan fuentes en tu organización tengan dificultades para comprender el proceso de adquisición de licencias, lo que hace que sea más probable caer en usos indebidos o cometer infracciones de forma involuntaria. Además, las licencias suelen implicar mucha burocracia y jerga legal. El gestor de fuentes ideal debería optimizar el proceso de adquisición de licencias y presentar la información de una manera clara y fácil de entender. De ese modo, no importa cuántas fuentes quiera usar tu equipo, el proceso de aprobación es sencillo y está claro lo que puedes y no puedes hacer con ellas.

4. La colaboración no es intuitiva.

Cuando todo el mundo está trabajando con fuentes en distintos espacios digitales, puede ser un reto colaborar entre equipos. Es habitual que cada persona trabaje de forma independiente con sus propias selecciones de fuentes. Esta práctica hace que no haya tiempo para intercambiar comentarios valiosos y que afloren las conversaciones creativas. No obstante, con un gestor de fuentes optimizado puedes fomentar la participación, proporcionando un acceso igualitario a las fuentes y la opción de compartir proyectos con miembros del equipo.

5. La identidad de marca no es coherente.

Las fuentes pueden tener varios formatos, y no todo el mundo tiene siempre claro qué versión usa su empresa. Es posible que algunas personas usen fuentes desfasadas y que otras pasen a usar versiones nuevas. Lamentablemente, es probable que eso dé lugar a incoherencias de marca y a una identidad visual inconexa. Busca una herramienta de fuentes que te permita agruparlas en listas o proyectos digitales para asegurarte de que tu equipo tenga claro qué fuentes debe usar.

6. Recibir la aprobación para todas las fuentes es engorroso.

En muchas organizaciones, es habitual tener que solicitar la aprobación antes de poder usar una fuente. Aunque se trate de un mero trámite, puede dar lugar a ineficiencias e interrupciones del flujo de trabajo. Si las fuentes se aprueban previamente y están listas mediante un gestor, los usuarios saben qué tipografías pueden usar de antemano, lo que ahorra tiempo al equipo y aumenta la productividad.

7. Gastas demasiado dinero en fuentes.

Adquirir fuentes, sobre todo si se hace de una en una, enseguida puede volverse caro. Por otro lado, disponer de una selección limitada puede restringir tu creatividad y hacer que los diseños se queden cortos. Busca servicios de suscripción de fuentes que incluyan herramientas de gestión para satisfacer todas tus necesidades tipográficas en una misma plataforma. De este modo, simplificarás radicalmente tu espacio de trabajo digital y evitarás los costes inesperados que surgen al tener que pagar por varios servicios de fuentes a la vez. Con el tiempo, la estabilidad de los costes de una suscripción hará que sea más fácil definir los presupuestos correctamente y ofrecer una solución de gestión de fuentes coherente y fiable a toda tu organización.

Una buena gestión de fuentes empieza por usar una herramienta fiable.

Es posible que muchas organizaciones ni siquiera se den cuenta de lo importante que es tener una herramienta de gestión de fuentes y de los problemas que pueden surgir si no se dispone de una. Aunque tu organización reconozca que su forma de lidiar con las fuentes tiene carencias, puede que pase por alto la tarea de identificar qué ámbitos son los que debe mejorar.

A la hora de buscar una herramienta de gestión de fuentes completa y eficiente, hay varios factores que se deben tener en cuenta. Primero, asegúrate de que la herramienta que elijas proporcione acceso a todos los miembros de tu organización. Otorgarles acceso o no ya es cosa tuya, pero tener la opción es útil a la hora de lidiar con proyectos más colaborativos.

Además, que la herramienta sea intuitiva fomenta su uso. Cuanto más fácil sea de utilizar, más probable será que se integre en la actividad diaria. Es posible que tanto los equipos creativos como los administrativos disfruten de una gestión de fuentes fluida.

Lo que no se debe olvidar es que todos los problemas habituales a los que se enfrentan las organizaciones por una mala gestión de fuentes tienen solución. Cuando se integra una herramienta de gestión de fuentes fiable, todo el mundo dispone de más tiempo. Para los equipos de diseño, eso supone pasar más tiempo creando y menos lidiando con ineficiencias operativas, y para los de administración, poder centrarse en mantener un flujo de trabajo firme y productivo para el equipo.