Cinco pasos para dejar atrás las fuentes gratuitas.

Tal vez tu empresa vaya a expandirse a otras regiones y necesites compatibilidad con más idiomas. O puede que haya crecido lo suficiente como para tener que diferenciarse de la competencia o ser más rigurosa al incorporar software a la organización (al fin y al cabo, las fuentes no dejan de ser software). Todas estas son razones excelentes para pasar de las fuentes gratuitas a las fuentes comerciales. A la hora de efectuar el cambio, sigue estos cinco pasos para evitar problemas en la transición y desarrollar un buen plan de gestión de fuentes a largo plazo:

Paso 1: Nombra a una persona responsable de las fuentes.

Algunas de las empresas más rentables del mundo se han dado cuenta de que las fuentes son lo bastante importantes como para designar una figura responsable al respecto en la organización. La persona adecuada para esta función será diferente en cada empresa, pero es importante elegir a alguien que conozca las necesidades de fuentes de tu organización y el lugar en el que se alojan. Esta figura debe desarrollar un plan para actualizar las fuentes dondequiera que estén, gestionar la implantación de una nueva política de fuentes y seguir tomando decisiones relacionadas con las fuentes en el futuro.

Paso 2: Identifica todos los lugares de almacenamiento de fuentes.

Pregunta al departamento creativo y a las agencias asociadas dónde obtienen sus fuentes. ¿Esos archivos de fuentes se almacenan localmente o en un servidor compartido? ¿Existen directrices de marca sobre cómo utilizar las fuentes en distintos entornos? ¿Cómo se comparten las fuentes con los proveedores o la clientela? ¿Cómo se implementan las fuentes en la web y en las aplicaciones móviles? Obtén todos los detalles sobre lo que hace tu organización en la actualidad, cómo se estructuran los flujos de trabajo, dónde se utilizan las fuentes y cómo se comparten. Si en tu biblioteca se incluyen tanto fuentes gratuitas como comerciales, averigua los detalles de las licencias de las fuentes comerciales.

¿Te has bloqueado o no sabes por dónde empezar? Es posible que el equipo encargado de los pagos pueda proporcionarte un registro de las transacciones asociadas a las fuentes. Las fuentes también contienen metadatos que pueden indicarte de qué proveedor o fundición proceden (e incluso llevarte al texto del contrato de licencia de usuario final o CLUF).

Paso 3: Averigua cómo gestiona las fuentes el departamento de TI.

Las fuentes son software, así que deben tratarse como cualquier otro producto de software: tiene que quedar registrada su distribución y aplicarse un proceso de adquisición específico. Averigua si el departamento de TI ha utilizado un servidor de fuentes concreto o un software de gestión de fuentes, si tiene registros de la distribución de fuentes o un presupuesto o proceso establecido para su compra, o si cada equipo las ha adquirido por separado.

Paso 4: Desarrolla políticas de fuentes.

Elabora directrices sobre los tipos de fuentes que utilizas. Por ejemplo, si tu organización es internacional (o planea serlo), puedes determinar que todas las fuentes deben ser compatibles con los idiomas de las regiones en las que opere tu empresa. Con esta política garantizarás un aspecto uniforme y minimizarás las adquisiciones de fuentes.

También deberías establecer directrices sobre la adquisición y distribución de fuentes. Esto podría ser tan sencillo como crear un entorno para solicitar la adquisición de nuevas fuentes o el acceso a ellas. Dependiendo de lo importantes que sean las fuentes para tu empresa, puedes plantearte crear un comité de fuentes, compuesto por miembros de los equipos de contenido digital, preimpresión, marca, etiquetado y publicidad, que contribuya al proceso de toma de decisiones. Independientemente de cómo estructures tu política de fuentes, es importante establecer un contrato marco de servicios. El objetivo final es garantizar que alguien (preferiblemente del equipo de TI) tenga visibilidad sobre el proceso, con el fin de minimizar el número de puntos de entrada por los que se puedan introducir fuentes en la empresa. Lo ideal sería que la persona responsable de las fuentes y el propietario o propietaria del contrato marco de servicios trabajaran estrechamente con los departamentos de adquisiciones y finanzas para llevar un registro exhaustivo de las compras y las licencias.

Paso 5: Comienza la búsqueda creativa de nuevas fuentes comerciales.

En este paso debes tener en cuenta muchos factores. ¿Qué perspectivas de futuro tiene tu empresa? ¿Qué regiones (e idiomas) va a abarcar? ¿Necesitarás elementos personalizados? ¿Dónde tienes previsto utilizar las fuentes: en páginas web, materiales impresos, aplicaciones o documentos electrónicos? Analiza detenidamente qué necesitas actualmente y cuáles serán tus necesidades en el futuro. Una forma fácil de tomar estas decisiones e implantarlas en toda la organización es utilizar una plataforma de suscripción de fuentes. A través de este tipo de plataformas, puedes obtener licencias, desplegar y gestionar fuentes en un mismo lugar. Algunas de ellas, como Monotype Fonts, disponen de varias herramientas que te permiten examinar y buscar fuentes por palabra clave, estado de ánimo, fundición, etc. Así, incluso las personas que no son expertas en tipografía pueden encontrar fácilmente la fuente perfecta para un proyecto o marca.

Comunica el plan, y luego controla y revisa su ejecución.

Una vez que hayas designado una persona responsable de las fuentes, hayas documentado la política de fuentes y hayas iniciado la búsqueda creativa, es hora de comunicar tus planes a todas aquellas personas que usan las fuentes, tanto dentro como fuera de la organización. Asegúrate de que toda la organización queda informada de la figura de responsable de fuentes y de que las políticas de adquisición y uso de fuentes sean completas y claras. Supervisa el nivel de aceptación de las nuevas políticas para detectar cualquier caso de uso o necesidad que se haya pasado por alto, y revísalas si es necesario. No olvides disfrutar de las ventajas de tu nueva política de fuentes comerciales: mejor imagen de marca, experiencias de usuario mejoradas y la tranquilidad de saber que has hecho todo lo posible para garantizar que este software tan crucial se gestiona y distribuye de la forma correcta.